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会議・打合せの生産性を上げるファシリテーション

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会議の生産性を上げるファシリテーション

ファシリテーションやファシリテーターという言葉を聞いたことがありますか?
私はセミナーや会議などの“司会”や“進行役”と思っていましたが、興味を持ち勉強するにつれて全然違う役割だと感じさせられました。

まずファシリテーターとは、ファシリテーションを行う人の事をいいます。
そしてファシリテーションとは、参加者に話し合いの切り口を展開し、意見やアイディアを引き出し、それを整理し、合意形成や相互理解をサポートすることで話し合いの活性化させる方法をいいます。

ミーティングや打合せがなかなか終わらない、話し合った内容にそれほど意味があるとは思えない、話し合った結果に納得できないなど、こんな場面に出くわしたことはありませんか?そんな話し合いに対し、短い時間で参加者みんなが様々な意見を出し合い、みんなが納得できるような結論が生まれる会議になったら素晴らしいですよね?その会議は生産性が向上しより良い成果につなげることができると思います。

とはいうものの、やはりファシリテーションを行うにはそれなりの勉強をしたり経験を積まなければいけないようです。しかし、いくつかのポイントを掴んでおく事でファシリテーターになれなくても、今よりも会議の生産性を向上させることができるかもしれません。

 

だれでもできる、会議の生産性を上げるポイント

どんな会議にするか最初に共有

いつも参加している会議に、『会議の目的』『会議の議題』『会議のゴール』は決まっていますか?この3つがしっかり決まていないと参加者が同じ方向を向くことができず、出てきた意見がまとまらなくなったり会議が終わらなかったりします。

例えば『(目的)売上向上するための(議題)施策を考える / (ゴール)出てきたアイディアから実行できる施策を1つ決める』というように会議の内容を参加者が共有することでスムーズに進めることができます。もし参加する会議で『ゴール』が欠けていたなら「施策はいくつくらいあるといいですか?」と聞くなどすると良いと思います。

 

不明瞭な点はきちんと明瞭化

どんな会議にするかしっかり定めたと思っても『不明瞭』な点があっては参加者みんなの意見がまとまりません。

突然ですが、ここで問題です!(ジャージャン!)

先程例に出した『(目的)売上向上するための(議題)施策を考える / (ゴール)出てきたアイディアから実行できる施策を1つ決める』にも不明瞭な部分が含まれていました。それはどこだと思いますか?

(チッチッチッチーン!)それでは答えです!

いくつかありますが、1つは『売上向上』という点です。『売上向上』とは具体的にどういった結果を求めたものなのでしょうか…?このままではきっと参加者みんなは、それぞれが思う『売上向上』のイメージに対してアイディアを出すことになってしまいます。2つ目は『施策』。どれくらいの期間や予算で行うものなのでしょうか?他にも業種によっては明瞭化させた方がよさそうな事がいっぱい出てきそうですね。

場合によっては、それらを絞らずにいろいろな施策を検討したいという事もあるかもしれません。その場合は、きちんと出てきた意見やアイディアをグルーピングするなどしてまとめる必要が出てくるかもしれませんし、そういう事であれば「期間や予算は絞らずにいろいろなアイディアから施策を検討しよう」というようにより詳しく共有することができます。もし決まっていて明瞭化されていないのであれば、必要のない意見やアイディアが出てきてしまう可能性もあるので、しっかり確認しておくと良さそうです。

さらに、不明瞭な事柄は会議中にもバンバン飛び交う事が多いですね。

「改善する」「成功させる」「もっと、もう少し」…などよく聞くこれらの言葉は、聞く人によって程度やイメージが異なってきてしまいます。しかしこれらの言葉はあまりにもよく耳にする事が多くそのまま聞き流してしまいそうになります。そんな時は『数字や量に置きかえる』という事を意識してみてください。誰が聞いても同じものを考えることができる『数字』や『量』に置きかえることを意識すれば、認識のズレが解消されると思います。

 

様々な場面で応用できるファシリテーション!

『会議は目的、議題、ゴールを設け、不明瞭な事柄は明確化させる』というファシリテーションのほんの一部をご紹介しましたが、いかがでしょうか。見方を変えると会議だけではなく、お客様との打ち合わせの場面や仕事の指示を出したり、出されたりする場面などでも活かせそうだなと私は思いました。

他にもファシリテーションで、良質なアイディアが生まれたり、理想論ではなく具体的な行動目標に落とし込んだり、会議の時間が短縮されたり、とても生産的な話し合いの場にすることができます。ファシリテーターになれなくても、ファシリテーションの知識は私たちにとっても、とても重要で活かせる場面が多々ありそうだと感じています。参加者みんながファシリテーションの知識があったとしたら、その会議ではどんなことが生まれてくるのでしょうか。そう考えるとワクワクしてきます!

興味を持っていただけましたら、みなさんもファシリテーションを勉強してみてはいかがでしょうか?

 


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